Az üzleti élettel kapcsolatos hírekben gyakran olvashatunk a különféle rendezvényekről – például workshopokról, konferenciákról, partnertalálkozókról – és azok eredményeiről, hogy beteljesítették-e a cégvezetők hozzájuk fűzött reményeit.
A céges rendezvényeknek nagy szerepe van abban, hogy egy vállalat hosszú távon is sikeresen működjön. Attól függően, hogy milyen eseményről van szó, segítenek a kapcsolatépítésben, a munkavállalók lojalitásának növelésében, a vállalati kultúra erősítésében és a stratégiai célok elérésében.
A D-Line Travel & Event rendezvényszervező cég már több mint 30 éve rendez különböző eseményeket kis- és nagyvállalkozások számára. A szakemberek tudása és tapasztalata révén garantálják, hogy minden a terv szerint, gördülékenyen menjen, a rendezvények pedig a lehető legjobban sikerüljenek.
Mai írásunkban arról lesz szó, milyen hibákat érdemes elkerülni, ha úgy döntünk, hogy mégis házon belül oldjuk meg a rendezvényszervezést.
Nem kezdjük el időben a szervezést
Hajlamosak lehetünk azt gondolni, hogy a rendezvényszervezéssel kapcsolatos feladatokat gyorsan le fogjuk tudni, éppen ezért csak az utolsó pillanatban állunk neki az elvégzésüknek.
Ez azonban tipikusan egy olyan szakterület, ahol az idő általában ellenünk dolgozik. Ahogy egyre inkább közeledünk az esemény napjához, a teendők ahelyett, hogy fogynának, egyre csak sokasodnak.
Az időpont, a helyszín, a szolgáltatók kiválasztása, az ezzel kapcsolatos ügyintézés, a vendégek értesítése, a dekoráció, illetve a programok megtervezése sok időbe telik. Arról pedig még nem is beszéltünk, mi van, ha elfelejtünk valamit, amit gyorsan el kell intézni…
Nem számolunk minden költséggel
A rendezvényszervezés egyik fontos része a pénzügyi terv készítése, melynek keretén belül összegyűjtjük a felmerülő költségeket és megtervezzük, hogy mennyibe fog kerülni az esemény.
Ezt sem hagyhatjuk azonban az utolsó pillanatra, nem csaphatjuk össze, különben előfordulhat, hogy kimaradnak tételek, a végén pedig úgy érezhetjük, hogy a rendezvény egy kész pénznyelő.
Nem figyelünk oda a részletekre
A rendezvényszervezésre különösen igaz, hogy a részletekben rejlik a lényeg, éppen ezért szervezőként kiemelt figyelmet kell szentelni rájuk. Nemcsak a helyszín, az előadások és a programok számítanak, hanem a vendégek komfortja, a dekoráció, a hangulat, a kedves, barátságos attitűd is rengeteget hozzátesz az eseményhez.
Amikor tehát nekiállunk a tervezésnek, szervezésnek, akkor az apróságoknak tűnő dolgokat is szem előtt kell tartani, hogy azt a hatást érjük el, amit szeretnénk.
A sort természetesen még hosszan lehetne folytatni, de ezek azok a legalapvetőbb hibák, amiket mindenképp el kell kerülnünk, ha mi magunk oldjuk meg a rendezvényszervezést és a tökéletes végeredményre, sikerre törekszünk.
Akkor sem kell aggódnunk, ha nincs kapacitásunk erre a feladatra, ez esetben ne habozzunk felkeresni a D-Line Travel & Event rendezvényszervező cég munkatársait! Ők mindenben segítenek.