Bármilyen vállalkozásról is legyen szó, a számlatömbök, a pénztárbizonylatok, a szállítólevél-ügyviteli és az egyéb nyomtatványok beszerzése nem túl lélekemelő feladat. De mivel a használatukat törvény szabályozza, így nem lehet ellene mit tenni.
Szerencsére azonban manapság már online is beszerezhetők például az Online Papírbolt nyomtatványok kategóriájából. Bár azt mindenképpen szeretnénk hozzátenni, hogy a szigorú számadású nyomtatványok csakis személyesen vehetők át, méghozzá a vevő nevét, címét és adószámát igazoló dokumentummal, vagy a vevőt a vásárlás során képviselő magánszemély nevét és adóazonosító számát igazoló adóigazolvánnyal.
A nyomtatványforgalmazóknak ugyanis folyamatos adatszolgáltatási kötelezettségük van az adóhatóság felé, amely során le kell nyilatkozniuk az értékesített nyomtatványok típusát, a sorszámukat és a sorszámtartományukat, illetve a vevő vagy a meghatalmazott azonosítására alkalmas adatokat. Ezt negyedévenként, a negyedévet követő hónap 20. napjáig kell megtenniük.
Melyek ezek pontosan?
Szigorú számadás alá vont nyomtatványnak minősül minden olyan bizonylati űrlap, amely ha jogtalanul kerül felhasználásra, akkor a társaság nem élhet felszólamlási joggal, vagy visszaélésekre adhat alkalmat. Ilyen lehet például a készpénzes csekk, az elszámolási utalvány, a szállítólevél, az ajándékutalvány, az étkezési jegy, illetve a raktári, a pénztári bevételi és a kiadási utalványok.
Továbbá azok az irodai papíráruk is ide sorolhatók, amelyek a készpénz kezeléséhez kapcsolódnak, vagy a beszerzéskor a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a névértéknek megfelelő összeget kell fizetni, például: közlekedési jegy, tüzelőutalvány, MÁV fuvarlevél.
Térjünk vissza a leggyakoribb ügyviteli nyomtatványokra!
A legfontosabb közülük talán a beérkező, illetve a kimenő számlák nyilvántartására szolgáló tömb, amelyet nagyon sok vállalkozó feleslegesnek tart, mivel a cégénél elektronikus számlázás van. De arról viszont hajlamosak elfeledkezni, hogy ezzel a nyomtatvánnyal a beérkező számlák egy esetleges reklamáció esetén bármikor visszakereshetők.
De nem feledkezhetünk meg a szabadságengedélyes tömbről sem, amely nagyon jól tud jönni, ha vita támad a munkaadó és a munkáltató között a kivett szabadságokat illetően. Ezen sem érdemes tehát spórolni.
Aztán ott van még a vásárlók könyve, amit a kereskedelmi egységekben kötelező kitenni, amelyről a legtöbb vállalkozó nem szokott megfeledkezni. Arról viszont már annál inkább, hogy egy olyan jegyzőkönyvvel is rendelkezzenek, amiben felvezethető a fogyasztó esetleges minőségi kifogása.
Végül, de nem utolsósorban a jelenléti ívet említenénk még meg
Elvileg minden munkahelyen vezetni kell egy, az erre szolgáló 500 lapos tömb egy-egy lapjára, ennek ellenére sokan hajlamosak felette elsiklani, pedig a munkaügyi ellenőrzéskor mindig elsőként kérik el a naponta vezetett jelenléti ívet.
