A mindennapokban sokszor rengeteg feladatunk adódik, amiket előbb vagy utóbb el kell végeznünk. Ahhoz azonban, hogy kellően hatékonyak legyünk, nagyon fontos, hogy képesek legyünk a teendőink priorizálására.
Ehhez nyújt remek segítséget az Eisenhower mátrix, ami nem csak a személyes dolgaink esetében nyújthat támogatást. Egy projekten dolgozó csapatnak is segít a feladatok átlátható kezelésében és a proaktív működésben.
Jó hír, hogy ha ezeken a területeken átfogó tudást szeretnénk szerezni, akkor a Sprint Consulting által kínált agilis képzéseken való részvétellel ezt könnyen megtehetjük.
Mi az az Eisenhower mátrix?
Az Eisenhower mátrix egy egyszerű, mégis rendkívül hatékony eszköz arra, hogy a feladatainkat hatékonyan tudjuk priorizálni. Vagyis meghatározni azt, hogy az aktuális teendőink egymáshoz képest mennyire fontosak és ennek megfelelően mi az, amivel azonnal érdemes foglalkozni és mi az, ami még várhat.
A módszert Dr. Stephen R. Covey A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása c. könyve tette népszerűvé, a legendák szerint azonban Dwight D. Eisenhower amerikai elnökhöz köthető, aki híres volt arról, hogy meg tudta különböztetni a sürgős dolgokat a fontosaktól. Az alábbi idézet is tőle származik: “Ami fontos, az ritkán sürgős, ami sürgős, az ritkán fontos.”
Mi a mátrix lényege?
A mátrixban a feladatainkat négy csoportba tudjuk sorolni: fontos és sürgős, fontos, de nem sürgős, nem fontos, de sürgős, illetve nem fontos és nem is sürgős.
Az első negyedbe tehát azok a teendők kerülnek, amik fontosak és sürgősek is, ezek azok a feladatok, amik azonnali figyelmet igényelnek. Ez azonban amolyan “tűzoltás” és minél több időt töltünk velük, annál kevesebb időnk marad a hosszabb távon is fontos dolgokra.
A kiemelkedően eredményes emberek a második negyedbe kerülő feladatokkal foglalkoznak a legtöbbet, tehát amik fontosak, de nem sürgősek, ezek azok a tevékenységek ugyanis, amikkel a jövőnket tudjuk építeni.
A harmadik negyedbe a sürgős, de nem fontos teendők kerülnek, amik általában olyan dolgok, amik nem nekünk, hanem másoknak fontosak. Ezek kezelésére két hatékony módszer van: a nemet mondás, illetve a delegálás.
Végül ott van a negyedik negyed is, a nem sürgős és nem is fontos feladatok, amiket általában halogatás céljából, kikapcsolódásként vagy a gyors sikerélmény kedvéért hajtunk végre. Sajnos ide a legkönnyebb eljutni, ezekkel a tevékenységekkel a legkönnyebb sokat foglalkozni.
Hogyan érdemes elkészíteni?
Azon kevés mátrixok egyikéről van szó, amit nem feltétlenül kell elkészíteni, elég, ha tisztában vagyunk a működésével. Nélkülözhetetlen azonban hozzá az, hogy tisztában legyünk vele: számunkra valójában mit jelent az, hogy valami fontos.
Ha ezt tudjuk, akkor a feladatainkról el kell döntenünk, hogy az fontos-e, illetve sürgős-e. Ennek alapján tudjuk besorolni őket a megfelelő negyedbe ténylegesen vagy gondolatban.
Látható tehát, hogy az Eisenhower mátrix valóban egy nagyon egyszerű, ugyanakkor rendkívül hatékony módszert kínál a feladataink priorizálásához.
